Aggiungere una nuova persona
Prima di aggiungere una persona, è opportuno verificare se questa è già stata inserita nel sistema. Evitare i doppioni è importante perché la persona potrebbe avere già un login con cui gestisce i propri dati. Se si inserisce la persona una seconda volta, si potrebbe creare confusione con l’e-mail principale o la persona potrebbe non essere più in grado di gestire tutti i dati in autonomia.
È possibile verificarlo facendo clic su “+ Aggiungi persona” per il gruppo desiderato e cercando il nome e il cognome nel campo “Persona”. Se la persona appare, è necessario selezionarla direttamente e non inserire una nuova persona. Attenzione: non è sufficiente inserire la persona nel campo di ricerca generale nella parte superiore di MiData. Qui compaiono solo le persone con un ruolo attivo. Vogliamo infatti trovare anche le persone alle quali non è stato assegnato un ruolo.
Se si è certi che la persona non esiste ancora nel sistema, è possibile inserire i dati nella parte superiore della finestra di dialogo tramite “Inserisci nuova persona”.
Eliminare persone
In linea di principio, non si dovrebbero eliminare le persone, ma solo il loro ruolo.
Se una persona deve comunque essere eliminata (ad esempio un duplicato): Digitare !DELETE! nel campo Totem e rimuovere tutti i ruoli. Le persone vengono controllate e cancellate dal MSS a intervalli regolari.
Unire due account utenti (eliminare duplicati)
Di tanto in tanto capita che siano stati creati due account per la stessa persona. Per ripristinare l’ordine dei dati, è possibile unire i due account con l’aiuto di un power user.
Procedura
Il power user effettua il login e garantisce l’accesso a entrambi gli account. A questo punto è necessario stabilire quale dei due account dovrà essere utilizzato come account principale. Non è però l’indirizzo e-mail a essere decisivo, ma le qualifiche definite e le possibili registrazioni agli eventi che vengono ancora utilizzate.
Se avete deciso un account principale, andate sull’altro account e digitate il testo “(vecchio)” dopo il nome. In questo modo sarà possibile distinguere facilmente i due account.
Ora è necessario trasferire tutte le informazioni contenute nel profilo del “vecchio” account all’account principale. Fatelo manualmente e al meglio delle vostre possibilità (non trasferite informazioni obsolete). Non dimenticate i ruoli, che devono essere inseriti da una persona autorizzata.
Nel caso dell’indirizzo e-mail, è possibile che l’indirizzo del vecchio account venga utilizzato come e-mail principale del nuovo account. In questo caso, è necessario prima cancellare l’indirizzo dal vecchio account, salvarlo e solo successivamente inserirlo come e-mail principale nel nuovo account.
Se siete sicuri di aver salvato tutte le informazioni importanti nel nuovo account principale, potete cancellare tutti i ruoli del vecchio account, sovrascrivere il nome e inserire “!DELETE!” nel campo del Totem.
Modificare più persone contemporaneamente
È disponibile anche una procedura per la manipolazione di più membri. È infatti possibile selezionare e modificare più persone contemporaneamente. Oltre a poter aggiungere più persone a un evento, è possibile anche assegnare, eliminare o spostare più ruoli.
Caratteristiche speciali della persona
Sesso e compleanno
Queste due informazioni sono rilevanti per il censimento e per l’UFSPO. Purtroppo, non è ancora possibile inserire un terzo genere (ad esempio “diverso”) in MiData. Il motivo è che ci sono alcune correlazioni che non siamo ancora riusciti a risolvere. Ad esempio, l’UFSPO si aspetta per la BDNS ancora un genere binario da MiData. L’UFSPO può introdurre un terzo genere solo se la Confederazione lo richiede. Poiché non è possibile abbinare “diverso” a “femmina/maschio”, siamo riusciti solo a fatica a importare i dati dei campeggi. Le soluzioni transitorie sono ancora in discussione all’interno del MSS e nella comunità Hitobito.
Fratelli/sorelle
In alcune sezioni è prevista una riduzione della quota annuale se ci sono fratelli o sorelle nella stessa sezione. Potrebbe quindi essere opportuno indicarlo.
Informazioni aggiuntive
Qui è possibile inserire note o ulteriori informazioni. È importante che non vengano inseriti dati particolarmente sensibili, come quelli relativi alla salute o alla religione.
Annotazioni pubbliche e private
Le annotazioni private sono visibili solo al proprio gruppo. Le voci contrassegnate come pubbliche sono visibili anche agli altri, nella misura in cui la persona interessata è visibile a loro.
