Eine neue Person hinzufügen
Bevor du eine Person einträgst, lohnt es sich zu überprüfen, ob die Person bereits im System erfasst wurde. Doubletten zu verhindern ist wichtig, weil die Person womöglich schon ein Login hat und damit ihre eigenen Daten verwalten möchte. Wenn du die Person ein zweites Mal erfasst, gibt es womöglich eine Verwirrung um die Haupt-E-Mail oder die Person kann nicht mehr alle Daten selber verwalten.
Du kannst dies überprüfen, indem du bei der gewünschten Gruppe auf «+ Person hinzufügen» gehst und im Feld «Person» nach dem Vor- und Nachnamen suchst. Wenn die Person dort erscheint, solltest du diese direkt auswählen und keine neue Person erfassen. Achtung: Es reicht nicht, die Person oben im allgemeinen Suchfeld der MiData einzutragen. Dort erscheinen nur Personen mit einer aktiven Rolle. Wir wollen aber auch diejenigen finden, die gerade keine Rolle eingetragen haben.
Wenn du dir ganz sicher bist, dass es die Person noch nicht im System gibt, kannst du oben im Dialog via «Neue Person erfassen» die Daten eintragen.
Personen löschen
Grundsätzlich sollten Personen nicht gelöscht werden, sondern nur die Rolle entfernt werden.
Falls trotzdem eine Person gelöscht werden soll (z.B. eine Doublette): Im Feld Pfadinamen !DELETE! eintragen und alle Rollen entfernen. In regelmässigen Abständen werden die Personen durch die PBS überprüft und gelöscht.
Zwei Benutzer-Accounts zusammenschliessen (Doubletten auflösen)
Von Zeit zu Zeit kommt es vor, dass für eine Person zwei Accounts erstellt wurden. Damit ihr wieder Ordnung in die Daten bekommt, könnt ihr die beiden Accounts im Normalfall mit Hilfe von einem/*einer Poweruser zusammenschliessen.
Vorgehen
Der/*die Poweruser logt sich ein und versichert sich, dass der Zugriff auf beide Accounts möglich ist. Nun müsst ihr herausfinden, welcher der beiden Accounts schlussendlich als Hauptaccount verwendet werden soll. Dafür ist aber nicht die E-Mail-Adresse ausschlaggebend, sondern die definierten Qualifikationen und eventuelle Anmeldungen für Anlässe, die noch verwendet werden.
Wenn ihr euch für einen Hauptaccount entschieden habt, geht ihr zum anderen Account, und schreibt dort hinter den Vornamen den Text «(alt)». So könnt ihr die beiden Accounts gut unterscheiden.
Nun geht es darum, alle Informationen, die im Profil des «alten» Accounts drin sind, in den Hauptaccount zu übertragen. Dies macht ihr manuell und nach bestem Gewissen (veraltete Angaben nicht übernehmen). Nicht zu vergessen sind die Rollen, die jeweils von einer befugten Person eingetragen werden müssen.
Bei der E-Mail-Adresse gibt es den Fall, dass die Adresse vom alten Account als neue Haupt-E-Mail verwendet werden soll. Wenn dem so ist, müsst ihr die Adresse jeweils zuerst im alten Account herauslöschen, die Änderungen speichern und erst dann im neuen Account die Haupt-E-Mail eintragen.
Wenn ihr euch sicher seid, dass ihr alle wichtigen Infos im neuen Hauptaccount gespeichert habt, könnt ihr beim alten Account den Namen überschreiben, beim Pfadinamen «!DELETE!» eintragen und alle Rollen löschen.
Mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten
Für die Mehrfachmanipulation von Mitgliedern gibt es eine Anleitung. Mehrere Personen können ausgewählt und gleichzeitig bearbeitet werden. Neben der Möglichkeit, mehrere Personen einer Veranstaltung hinzuzufügen, können auch Rollen vergeben, gelöscht oder sogar verschoben werden.
Besondere Attribute der Person
Geschlecht und Geburtstag
Die beiden Angaben sind für die Bestandesmeldung und das BASPO relevant. Leider ist es bisher nicht möglich, in der MiData ein drittes Geschlecht (z.B. «divers») zu erfassen. Der Grund dafür ist, dass wir einige Abhängigkeiten haben, die wir bisher nicht auflösen konnten. So erwartet das BASPO in der NDS weiterhin ein binäres Geschlecht aus der MiData. Ein drittes Geschlecht darf das BASPO erst einführen, wenn der Bund dies beauftragt. Da ein Matching von “divers” auf “weiblich/männlich” für uns kaum möglich ist, könnten wir jeweils die Lager nur erschwert importieren. Übergangslösungen werden weiterhin in der PBS und der Hitobito-Community diskutiert.
Geschwister
Bei einigen Abteilungen gibt es eine Verbilligung beim Jahresbeitrag, wenn Geschwister in der Abteilung sein. Deshalb kann es Sinn machen, diese anzugeben.
Zusätzliche Angaben
Hier können Notizen oder weitere Informationen eingetragen werden. Wichtig ist, dass keine besonders schützenswerten Daten wie Gesundheitsdaten oder Angaben zur Religion eingetragen werden.
Öffentliche und private Einträge
Private Einträge sind nur für die eigene Gruppe sichtbar. Als öffentlich markierte Einträge sind auch für andere sichtbar, insofern die betroffene Berson für sie sichtbar ist.
